E-Mail-Vorlagen

Damit die Empfänger unserer Firmenmails die Nachrichten problemlos lesen können, schreiben wir keine Umlaute (ä, ö, ... als ae, oe, ...) und statt des ß besser ss. Sonderzeichen (€, $, ...) durch das entsprechende Wort ersetzen (EURO, Dollar, ...).
Wird als E-Mail-Format "Text-Format" bzw. "Nur-Text-Format" eingestellt, kann jeder Empfänger die Nachricht "unverstümmelt" lesen.
Im Text KEINE Worttrennung und - außer bei Absätzen - auch KEINE manuellen Zeilenschaltungen vornehmen.

Auch die per e-Mail versandte Firmenpost muss in der Wortwahl (Corporate Wording) und dem Layout (Corporate Identity, Corporate Design) dem Firmenauftritt entsprechen.
Damit die Mitarbeiter die Gestaltungselemente nicht erst mühsam in ihre Mails einbauen müssen, wird ihnen eine Vorlage zur Verfügung gestellt:

Datei
Neu / im Bereich "Neues Dokument" (im rechten Teil des WORD-Fensters)
Klick auf Allgemeine Vorlagen / im
Registerblatt "Allgemein" des neu eingeblendeten Fenster "Vorlagen"
ein Klick auf E-Mailnachricht und die
Option: Vorlage wählen
OK

In das leere e-Mail-Fenster wird in die erste Zeile der Firmenslogan geschrieben:

LESEN MACHT FREUDE
Daneben kommt mit Einfügen
Grafik
aus Datei das Firmenlogo
Das eingefügte Firmenlogo wird markiert und wie unten formatiert:

Abschließend kann noch eine Anrede und nach ein paar Leerzeilen eine Grußformel in die Vorlage eingetragen werden.
Der fertigen Vorlage einen Namen geben (z.B. Mail-Muster.doc)
als Dateityp Dokumentvorlage bestimmen und
Speichern.

In Umsetzung einer EU-Richtlinie sind in Österreich und Deutschland seit 1. 1. 2007 die sog. Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet, dass die E-Mails Angaben über

Firmenname
Rechtsform
Firmensitz
Firmenbuchnummer (D: Handelsregisternummer)
Firmenbuchgericht (D: Registergericht)
(D: Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Vorstandsvorsitzender mit Namen und Vornamen)

aufweisen müssen.