WORD

Er ist in seiner einfachsten Form ein Schreiben mit gleichbleibendem Text, das automatisch mit unterschiedlichen Anschriften versehen wird. Die Anrede entfällt oder wird allgemein gehalten.
Wirkungsvoller ist ein Brief, wenn der Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen wird.
Die Serienbrieffunktionen ermöglichen aber noch eine weit individuellere Textgestaltung. Der Absender kann - je nach gewünschten Vorgaben - einzelne Worte, Sätze oder Absätze variieren.

Die Datenquelle:
Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Adressen und kundenbezogenen Angaben. Diese Daten sammelt entweder der Absender selbst oder er mietet sie von einem Adressenhändler (in seltenen Fällen werden sie auch angekauft).

Ein Serienbrief benötigt diese Daten in gespeicherter Form, wobei es egal ist, ob es sich um eine WORD-, EXCEL- oder ACCESS-Datei handelt.

Jetzt legen wir in WORD eine Datenquelle nach dem folgenden Beispiel an. Vor der Tabelle darf KEINE Leerzeile sein, sie muss am oberen Blattrand beginnen! Speichern unter dem Dateinamen: Abos; Dokument schließen.

Vorname	Name	Sex	PLZ	Ort	Straße	Kategorie	Abo seit	geboren
Georg	Fischer	m	1070	Wien	Kandlgasse 12	A	1998	Mai
Renate	Kloiber	w	1010	Wien	Am Graben 9	A	1993	August
Dagmar	Grün	w	1100	Wien	Troststraße 27	C	1990	Juli
Vera	Strunz	w	4020	Linz	Hauptplatz 7	B	2000	September
Sigurd	Ritter	m	6170	Zirl	Am Berg 3	A	1996	August
Sabine	Zweier	w	1170	Wien	Alszeile 33	C	1991	Oktober
Maria	Dobler	w	8621	Thörl	Grenzweg 5	A	1989	Dezember
Klara	Lustig	w	1050	Wien	Zentagasse 4	B	2001	Jänner
Karl	Barth	m	2320	Schwechat	Bräustraße 8	A	1997	März
Simon	Plauth	m	1150	Wien	Zinkgasse 13	A	1994	Dezember

Wir beginnen unseren Brief mit der Kopfzeile. Sie enthält diesen Absender:

Verein der Wiener Theaterfreunde; 1010 Hohenstaufengasse 99; ( 01/499 12 01; Homepage: www.theaterfreunde.at e-mail: abos@theaterfreunde.at

Danach lassen wir ein paar Zeilen für die Anschrift frei.

Ihr Abonnement
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Sehr geehrte Abonnentin / Sehr geehrter Abonnent!
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In der Beilage übersenden wir Ihnen das Kartenheft für die Vorstellungen der kommenden Spielsaison. Es beinhaltet die Eintrittskarten für alle Premieren der führenden Wiener Bühnen.
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Erstmals ist in unserem Abo-Programm auch eine Aufführung eines Theaters außerhalb Wiens enthalten. Im Mai können Sie im Linzer Schauspielhaus Shakespeares „Der Sturm“ im Rahmen eines Gastspiels der Wuppertaler Laiengruppe „Zoff“ sehen. Wie immer bei Auftritten dieses umstrittenen Ensembles ist mit Beschimpfungen und möglicherweise tätlichen Ausschreitungen zwischen Schauspielern und Publikum zu rechnen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Wahl Ihrer Garderobe. Damit auch Sie die zu erwartenden Interpretationsdifferenzen mitgestalten können, empfehlen wir die Mitnahme mehrerer, leicht matschiger Paradeiser.
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Sollten unsere Kunden diese Erweiterung unseres Angebots positiv aufnehmen, werden wir auch in den zukünftigen Zyklen Vorstellungen außerhalb der Bundeshauptstadt vorsehen.
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Wir hoffen, dass wir bei der Stückauswahl Ihren Geschmack getroffen haben und zeichnen
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mit freundlichen Grüßen
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Verein der Wiener Theaterfreunde
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Johann Paul Richter
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Kartenheft

Nachdem der Brieftext gespeichert wurde, machen wir daraus einen einfachen Serienbrief. Dazu verbinden wir den Brief mit der Datenquelle:

Extras
Seriendruck
Erstellen
Serienbriefe
Aktives Fenster
Daten importieren
Datenquelle öffnen (jetzt kann man bei "Dateityp das Programm wählen, in dem man die Datenquelle eingegeben hat, z. B. EXCEL, ACCESS oder, wie in diesem Beispiel, WORD)

Doppelklick auf Abos
Hauptdokument bearbeiten

In der Menüleiste sehen wir einige neue Schaltflächensymbole:

Seriendruckfeld einfügen

Bedingungsfeld einfügen

Jetzt lassen wir WORD die Anschriften einsetzen. In der ersten Zeile steht entweder Frau oder Herrn:

Bedingungsfeld einfügen
Wenn... Dann... Sonst... (Einstellungen aus dem Bild übernehmen)
OK

Damit haben wir der Funktion den Auftrag gegeben:
Wenn in der Datenquelle in der Spalte Sex (=Feldname) ein "w" steht, dann (Dann diesen Text einfügen) schreibe "Frau", andernfalls (Sonst diesen Text einfügen) schreibe "Herrn".

Die weiteren Anschriftsbestandteile sind noch einfacher zu bestimmen:

In die nächste Zeile schalten
Seriendruckfeld einfügen
benötigtes Element anklicken
usw., bis die Anschrift wie unten aussieht

Herrn (deshalb Herrn, weil in der ersten Zeile der Datenquelle bei SEX ein m eingetragen ist)
«Vorname» «Name»
«Straße»
«PLZ» «Ort»

Statt Sehr geehrte Abonnentin / Sehr geehrter Abonnent! wählen wir eine namentliche Anrede, wieder mit einem Bedingungsfeld:

Sehr geehrter Herr

daneben noch das Seriendruckfeld Name setzen: Sehr geehrter Herr «Name»!

Schauen wir, wie unser Serienbrief funktioniert. Nach einem Klick auf sehen wir das Ergebnis:

Herrn
Georg Fischer
Kandlgasse 12
1070 Wien

Die Anrede lautet: Sehr geehrter Herr Fischer!

Ein Klick auf bringt uns zum nächsten Empfänger usw., bis alle 10 Briefe kontrolliert sind.

Auf der Seite Serienbrief-Erweitert wird dieser Brief mit weiteren Bedingungen ergänzt.