Rechnungen können, wie andere Geschäftsbriefe auch, mit allgemeinen Hinweisen (Werbung, Tipps, ...) versehen werden.

Rechnungsbestandteile: 

Rechnungen müssen lt. UStG folgende Angaben aufweisen

• Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände (bzw. Leistung)
• Lieferdatum (bzw. Zeitpunkt der Leistung)
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
• Steuersatz in Prozent
• Ausstellungsdatum
• eine eindeutige und fortlaufende Nummer
• die USt-Identifikationsnummer (UID) des Unternehmers (wird vom Finanzamt vergeben). Unternehmen, die von der USt befreit sind, können die UID anführen, müssen aber nicht.
• ab einem Gesamtbetrag von 10.000.- € UID des Empfängers (seit 1. 7. 2006)
• bei Anwendung der Differenzbesteuerung: ein entsprechender Hinweis darauf

Kleinbetragsrechnungen (Entgelt + USt = max. 150.- €) müssen die neuen Rechnungsmerkmale nicht enthalten.

Das Wort "Rechnung" muss nicht vorkommen.

Elektronische Rechnung: Österreich

Mit Zustimmung des Empfängers (formlos) können Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Die o. a. Rechnungsbestandteile müssen enthalten sein, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung muss gewährleistet werden. Dafür sorgen die Regelungen des Signaturgesetzes.

Nach dem Signaturgesetz müssen Rechnungen, die über das Internet verschickt werden eine elektronische Unterschrift ("fortgeschrittene digitale Signatur") aufweisen. Nur dann sind sie rechtlich den händisch unterzeichneten gleichgestellt und werden als buchhalterischer Beleg anerkannt.
Empfänger von digital signierten Dokumenten können die "Unterschrift" prüfen. Dafür müssen sie die Stammzertifikate jener Zertifizierungsstelle auf ihrem Computer installieren, die dem Aussteller die Signatur erteilt hat.

Vor dem Versand digital signierter Dokumente muss vom Empfänger das Einverständnis für diese Belegform eingeholt werden. Schließlich kann er sie nicht einfach in einem Ordner ablegen, sondern muss dafür sorgen, dass die Daten sieben Jahre auf einem PC lesbar bleiben, was regelmäßige Backups erfordert.
 
Nur zwei Dateiformate können derzeit digitale Signaturen "transportieren". XML und PDF.
PDF-Dateien können mit ADOBE ACROBAT, STAR-WRITER und der aktuellen MS-OFFICE-Version erzeugt werden.
 
Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen beträgt - wie bei Rechnungen auf Papier - sieben Jahre. Sie müssen auf einer CD, DVD, externen Festplatte, ... gesichert werden.

So kann man Rechnungen oder andere Dateien mit einer digitalen Signatur versehen: a) kostenpflichtig   b) kostenlos
Wie man die Echtheit einer elektronischen (= digitalen) Signatur überprüft ist hier nachzulesen.

Elektronische Rechnung: Deutschland

In Deutschland ist seit Juli 2011 die elektronische Rechnung - auch OHNE digitale, qualifizierte Signatur - der Papierrechnung gleichgestellt. Nach Absprache mit dem Empfänger kann der Rechnungsleger mit jeder gewünschten Software (Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme ... ) erstellen und mit jedem Medium (E-Mail, Smartphone, Fax, Download) "transportieren".
Erlaubt sind nur Verfahren, welche die Identität des Ausstellers, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantieren.
Die Originaldatei muss während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht erhalten bleiben. Daher ist ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig.

Der Teufel schläft nicht, aber wir waren schon vor ihm wach.  

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